Catégorie : La comptabilité pour entreprises et indépendants

Définition de la comptabilité

Au sein d’une entreprise, la comptabilité a pour mission d’enregistrer et d’analyser tous les flux de paiement. Autrefois, il était courant de rédiger tous les justificatifs à la main et de les classer sous forme de livres et de comptes, d’où le nom de comptabilité. La comptabilité documente toutes les opérations dites commerciales. Ce sont toutes les opérations qui concernent le patrimoine d’une entreprise, par exemple les transactions avec les clients, le paiement des salaires ou les crédits.

Digitalisation de la comptabilité

Aujourd’hui, on utilise bien sûr principalement des logiciels ou des systèmes informatiques. Ceux-ci permettent de classer très rapidement et facilement les salaires, les recettes, les dépenses, les bilans et autres tâches.

Qui est soumis à l’obligation de tenir une comptabilité ?

Les entrepreneurs rencontrent souvent le terme d’obligation de tenir une comptabilité lors de l’introduction. Il s’agit en fait de l’obligation de tenir une double comptabilité, y compris l’établissement des comptes annuels et des bilans.

Comptabilité simplifiée

Pour t’initier à la comptabilité avec les recettes et dépenses, il faut en principe collecter assidûment des justificatifs et ainsi comparer les recettes et les dépenses. Comme cette comparaison doit être compréhensible pour les personnes extérieures, il faut bien trier et réfléchir à un système transparent qui  permette d’attribuer des numéros de facture et de classer les justificatifs. En outre, il est important de savoir quelles dépenses peuvent être déduites des recettes afin de déterminer le bénéfice annuel. Si on est assujetti à la TVA, il faut également se demander quel taux d’imposition calculer. Il diffère entre les biens et services et les produits alimentaires. À la fin de l’année, il faut utiliser ces chiffres pour établir un compte de résultat à joindre à la déclaration d’impôt sur le revenu. Ce qui reste du côté des recettes constitue alors ton bénéfice.

La comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double est un peu plus compliquée. Chaque opération de l’entreprise doit être enregistrée dans la comptabilité et attribuée à un compte. De plus, il faut procéder à ce que l’on appelle l’imputation, le compte de résultat et le bilan. Lors de l’imputation, on détermine sur quel compte une opération doit être comptabilisée. Ce document comptable est ensuite pré-imputé à l’aide d’un tampon ou d’un autocollant informatique. Grâce à ces indications de pré-imputation, le service comptable sait sur quel compte il doit comptabiliser le document. Pour la comptabilité, les indications suivantes sont nécessaires pour le document comptable :

• date et numéro de l’écriture
• Numéro et date de la pièce comptable
• Texte de l’écriture
• Montant

Comment est structurée une comptabilité classique ?

Une comptabilité ordinaire est divisée dans ses bases en débiteurs, créanciers et banques, ce qui peut paraître très déroutant pour les débutants lors de l’initiation. On peut dire à ce sujet qu’une répartition selon ces critères est toujours judicieuse et correcte. Ainsi, chacun, qu’il s’agisse du conseiller fiscal, d’un contrôleur de l’administration fiscale ou de son propre collaborateur, peut toujours choisir ce dont il a besoin à un moment donné. Les différents postes peuvent être caractérisés comme suit :

Débiteurs

Par débiteurs, on entend les personnes et les entreprises qui doivent de l’argent pour des prestations ou des produits fournis. On parle aussi ici de créances résultant de livraisons et de prestations. Il s’agit donc de toutes les factures aux clients. Ce sont les postes qui constitueront plus tard le chiffre d’affaires dans l’analyse économique et dans les comptes annuels. En d’autres termes, il ne s’agit pas seulement des factures avec lesquelles on réalise un chiffre d’affaires positif, mais aussi des notes de crédit et des factures d’annulation. Ce sont des diminutions du chiffre d’affaires du point de vue du bilan.

Créanciers

Les créanciers sont les personnes et les entreprises auxquelles de l’argent est dû parce qu’elles ont fourni une prestation. On parle collectivement de dettes résultant de livraisons et de prestations. Il s’agit de toutes les factures qu’une autre entreprise adresse à notre entreprise. Comme pour les débiteurs, les notes de crédit et les réductions de prix accordées pour les prestations commandées sont également comprises dans cette catégorie. Cela peut arriver lorsque l’on renvoie une marchandise ou que l’on reçoit une compensation financière pour un défaut d’une marchandise ou d’une prestation. Ce sont en fin de compte les postes qui décrivent les charges de l’entreprise.

Banques

Pour les banques, il s’agit tout simplement de tous les relevés de compte d’entreprise. C’est ici que les débiteurs et les créanciers se rejoignent sous la forme d’un débit ou d’un crédit de toutes les positions. C’est en quelque sorte la preuve que l’on a enregistré les débiteurs et les créanciers de manière légale. Pour tous les débiteurs et créanciers qui ne s’équilibrent pas à un moment donné par le biais de la banque lors de la clôture annuelle, il faut se poser la question en tant que comptable : Que s’est-il passé avec cette position ? Pourquoi n’a-t-elle pas été réglée ? Les causes peuvent être de différentes natures :

• Il y a une erreur d’écriture sous une forme ou sous une autre, qui sera ensuite éclaircie et éventuellement corrigée lors des travaux de clôture de l’exercice.
• Des factures sont effectivement encore impayées – soit par toi, soit par tes clients.
• Une facture a été comptabilisée deux fois, par exemple parce que plusieurs exemplaires ont atterri dans la comptabilité.
• Il y a encore des postes non clarifiés, utilisés dans la plupart des cas comme « postes de passage », avec lesquels les postes correspondants n’ont pas été correctement compensés.
• Les factures de l’année en cours ne seront réglées que l’année suivante.

Les autres postes du bilan

En outre, il existe quelques postes qui peuvent être facultatifs. Mais en règle générale, presque toutes les entreprises ont un ou plusieurs de ces postes dans leur comptabilité.

Caisse

Si l’entreprise doit avoir une caisse avec une certaine réserve d’argent liquide. Ainsi, les dépenses peuvent être effectuées à tout moment en espèces. La règle de base la plus importante est de ne pas dépenser d’argent sans justificatif. Les caisses sont justement un point extrêmement vulnérable lors des contrôles d’entreprise, car les exigences en matière de gestion de la caisse sont si élevées qu’elles ne peuvent guère être remplies. C’est précisément pour cette raison qu’il faut veiller à un maximum de précision et de transparence dans la gestion d’une caisse. Il faut tenir un livre de caisse pour toutes les recettes et dépenses qui modifient le solde de caisse.

Salaires et bilan social

Dès l’entreprise a au moins un employé, les salaires doivent également être enregistrés comme frais. Si c’est le conseiller fiscal qui établit les fiches de paie pour toi, tu n’as rien à faire, car il peut extraire les données du programme de paie pour les intégrer dans la comptabilité avec toutes les pré-affectations nécessaires. Si les salaires sont établis dans ton entreprise, il est possible de générer au moins un document comptable correspondant. Mais tous les logiciels semi-professionnels disposent d’une interface permettant d’extraire les données sous forme numérique et de les importer dans la comptabilité. En règle générale, cela ne devrait donc pas poser de problème. C’est pourquoi de bons logiciels de comptabilité peuvent s’avérer très utiles, notamment pour les débutants, en tant qu’introduction à l’apprentissage des bases.

À quelle fréquence dois-je rassembler mes documents comptables ?

La loi fiscale prévoit deux périodes différentes pour la déclaration préalable de TVA : mensuelle, trimestrielle. Dans la pratique, cela signifie ce qui suit :

• Classer les débiteurs et les créanciers avec la date de la facture du premier au dernier jour du mois.
• Classe les relevés bancaires et PayPal du premier au dernier jour du mois.
• Le livre de caisse est tenu du premier au dernier jour du mois.
• Etc.

Conclusion

Au fond, la comptabilité n’a rien de sorcier, même pour les débutants. Ce qui est important, c’est d’être organisé et de créer une structure claire et compréhensible pour le classement des documents comptables. Accordez simplement à la comptabilité de votre entreprise l’importance qu’elle mérite