Un système ERP pour les petites entreprises devient un facteur de succès
Les petites entreprises pensent souvent qu’elles n’ont pas besoin d’un logiciel ERP. Mais c’est faux ! Il est vrai que chaque entreprise doit décider individuellement quels domaines doivent être pris en charge par un logiciel, quels sont les produits logiciels les plus appropriés, combien elle peut dépenser pour ces produits et quel est son degré d’expérimentation en matière de logiciels. D’un point de vue général, on peut toutefois dire que les « domaines classiques » nécessaires à la gestion d’une entreprise doivent toujours être pris en charge par un logiciel.
Que sont les systèmes ERP et à quoi servent-ils ?
ERP est l’abréviation de Enterprise Resource Planning et désigne la planification et l’utilisation des ressources commerciales telles que les articles, les employés, les machines ou le temps. Il représente l’ensemble de la gestion des marchandises d’une entreprise. Si ces processus sont pris en charge par un logiciel, il s’agit d’un système ERP.
L’objectif d’une telle solution n’est pas seulement de faciliter la planification des ressources, mais aussi de l’automatiser dans la mesure du possible.
De plus, comme tous les utilisateurs travaillent toujours avec les mêmes données, les conclusions sont correctes et les actions appropriées peuvent être prises, par exemple la commande des matériaux qui s’épuisent en une seule étape. Les processus et workflows automatisés évitent également les erreurs qui se produisent parfois manuellement et réduisent la charge de travail des employés.
Pourquoi les outils ERP sont-ils importants pour une PME ?
Les outils ERP permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et d’économiser l’énergie qui devrait autrement être consacrée à des tâches administratives fastidieuses. Celle-ci peut alors être utilisée à la place pour développer l’idée principale de la nouvelle entreprise ou pour élargir la clientèle. Un système ERP permet de couvrir différents processus d’entreprise qui, autrement, devraient être gérés par des solutions isolées. Il n’y a donc pas de problèmes d’interfaces de modules et les données ne doivent être gérées que dans un seul système. L’utilisation d’un système centralisé offre une meilleure vue d’ensemble ainsi qu’une transparence nettement accrue entre les différents secteurs de l’entreprise.
C’est pourquoi les petites entreprises se tournent de plus en plus vers les systèmes ERP afin de prendre en charge le bon déroulement de leurs pratiques et activités commerciales dès le début. Les petites entreprises disposent souvent de moins de ressources informatiques, d’expertise et de personnel qualifié pour mettre en œuvre un logiciel. Il est donc important qu’un système ERP pour petites entreprises réponde à certains critères.
Avantages d’un ERP pour les PME
Un système ERP présente de nombreux avantages pour les petites entreprises :
- Efficacité accrue – Un ERP permet de mieux structurer et planifier votre entreprise, ce qui se traduit par un travail plus efficace.
- Transparence permanente – Un système ERP facilite la représentation et l’analyse des processus commerciaux, ce qui vous permet de garder un œil sur les coûts.
- Productivité accrue – La réduction des tâches administratives augmente la productivité de toute l’entreprise.
- Gain de temps considérable – L’optimisation de tous les processus administratifs permet de travailler plus rapidement, ce qui se traduit à long terme par une augmentation du chiffre d’affaires !
Comment les systèmes ERP peuvent-ils aider les petites entreprises
Une fois mis en place, les logiciels ERP facilitent grandement la vie des petites entreprises, à condition de choisir une solution adaptée. Utiliser Excel comme ERP n’est pas une bonne idée. Avec un vrai ERP, les entreprises se réjouissent de nombreux avantages tangibles tels que :
- Une plus grande agilité commerciale
- Prévention systématique des erreurs
- Augmentation de la croissance et de l’innovation
- Plus jamais de solutions isolées
- La possibilité de travailler partout et tout le temps
- Une planification et un contrôle nettement plus simples de vos propres processus commerciaux
- Progression de la transformation numérique
- Plus de transparence dans les activités quotidiennes
- Réduction des coûts d’inventaire
- Des flux de travail internes plus efficaces
- Gestion des données plus simple
- Échange de données automatisé avec d’autres systèmes (y compris externes)
- Compétitivité
- Analyses et évaluations claires
- Des processus sécurisés qui tiennent compte de la protection des données (RGPD)
- Des employés motivés grâce à des processus fluides
Quels sont les critères de choix d’un système ERP pour PME ?
Les critères qui entrent en ligne de compte pour le choix de l’ERP sont :
Coûts du progiciel de gestion
Il est important d’avoir une offre de prix attractive qui reste dans les limites de votre budget. Les modèles cloud ou SaaS, qui fonctionnent avec une facturation mensuelle plutôt qu’un montant important sur un coup de tête, pourraient être une solution économique.
Ressources
Votre temps est compté. Il est donc important d’opter pour une solution qui peut être mise en œuvre sans trop d’efforts. Les modules et les briques que vous mettez en place doivent avoir le moins d’impact possible sur vos activités quotidiennes.
Expérience utilisateur
Veillez à choisir une solution qui soit conviviale et qui puisse être apprise sans trop d’efforts par des personnes non spécialisées. Les solutions les plus intuitives sont celles que vous utiliserez le plus volontiers.
Fonctionnalités
De nombreuses fonctions dont vous n’utilisez qu’une petite partie ? C’est inutilement complexe ! Optez pour une solution qui comprend les fonctions qui vous intéressent actuellement. Vous craignez d’avoir besoin de fonctionnalités différentes ou plus nombreuses à l’avenir ? Vous n’avez pas besoin de le faire, car vous pouvez étendre vos fonctionnalités.
Évolutions possibles
Les petites entreprises se développent et votre système ERP devrait le faire si nécessaire. Optez donc pour une solution qui évolue facilement, par exemple en ajoutant des applications et des fonctionnalités. Vous serez ainsi à l’abri, même si votre entreprise ne répond plus à la définition de « petite » dans quelques années.
Intégration
Qu’il s’agisse de systèmes existants, de votre architecture logicielle actuelle ou de solutions de partenaires, il est préférable que votre système ERP soit conçu de manière à pouvoir être intégré sans trop d’efforts. L’avantage des solutions ERP établies est qu’elles offrent déjà des interfaces avec les systèmes courants.
La compatibilité avec le logiciel de votre comptable est aussi une donnée importante à prendre en compte.
Protection des données
La protection des données est essentielle pour travailler en toute sécurité. Assurez-vous que la solution qui vous intéresse remplit les conditions requises.
En résumé :
- Le logiciel ERP doit être facile à mettre en œuvre.
- Le logiciel doit être convivial et facile à apprendre, même pour les employés non formés.
- Le logiciel doit être flexible afin de pouvoir s’adapter à l’entreprise et aux processus individuels.
- L’application doit être évolutive afin d’aider la petite entreprise à se développer.
- Les interfaces avec d’autres programmes sont un grand atout lors de la transition d’autres programmes vers le système ERP.
Conclusion
Un système ERP parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise peut contribuer de manière significative à rendre vos opérations plus efficaces et à augmenter votre chiffre d’affaires à long terme.
Cependant, faute d’expérience, de nombreuses petites entreprises ont du mal à choisir un système adapté. Faites-vous conseiller si c’est le cas.