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Les petites entreprises pensent souvent qu’elles n’ont pas besoin d’un logiciel ERP. Mais c’est faux ! Il est vrai que chaque entreprise doit décider individuellement quels domaines doivent être pris en charge par un logiciel, quels sont les produits logiciels les plus appropriés, combien elle peut dépenser pour ces produits et quel est son degré d’expérimentation en matière de logiciels. D’un point de vue général, on peut toutefois dire que les « domaines classiques » nécessaires à la gestion d’une entreprise doivent toujours être pris en charge par un logiciel.

Que sont les systèmes ERP et à quoi servent-ils ?

ERP est l’abréviation de Enterprise Resource Planning et désigne la planification et l’utilisation des ressources commerciales telles que les articles, les employés, les machines ou le temps. Il représente l’ensemble de la gestion des marchandises d’une entreprise. Si ces processus sont pris en charge par un logiciel, il s’agit d’un système ERP.

L’objectif d’une telle solution n’est pas seulement de faciliter la planification des ressources, mais aussi de l’automatiser dans la mesure du possible.

De plus, comme tous les utilisateurs travaillent toujours avec les mêmes données, les conclusions sont correctes et les actions appropriées peuvent être prises, par exemple la commande des matériaux qui s’épuisent en une seule étape. Les processus et workflows automatisés évitent également les erreurs qui se produisent parfois manuellement et réduisent la charge de travail des employés.

Pourquoi les outils ERP sont-ils importants pour une PME ?

Les outils ERP permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et d’économiser l’énergie qui devrait autrement être consacrée à des tâches administratives fastidieuses. Celle-ci peut alors être utilisée à la place pour développer l’idée principale de la nouvelle entreprise ou pour élargir la clientèle. Un système ERP permet de couvrir différents processus d’entreprise qui, autrement, devraient être gérés par des solutions isolées. Il n’y a donc pas de problèmes d’interfaces de modules et les données ne doivent être gérées que dans un seul système. L’utilisation d’un système centralisé offre une meilleure vue d’ensemble ainsi qu’une transparence nettement accrue entre les différents secteurs de l’entreprise.

C’est pourquoi les petites entreprises se tournent de plus en plus vers les systèmes ERP afin de prendre en charge le bon déroulement de leurs pratiques et activités commerciales dès le début. Les petites entreprises disposent souvent de moins de ressources informatiques, d’expertise et de personnel qualifié pour mettre en œuvre un logiciel. Il est donc important qu’un système ERP pour petites entreprises réponde à certains critères.

Avantages d’un ERP pour les PME

Un système ERP présente de nombreux avantages pour les petites entreprises :

• Efficacité accrue – Un ERP permet de mieux structurer et planifier votre entreprise, ce qui se traduit par un travail plus efficace.
• Transparence permanente – Un système ERP facilite la représentation et l’analyse des processus commerciaux, ce qui vous permet de garder un œil sur les coûts.
• Productivité accrue – La réduction des tâches administratives augmente la productivité de toute l’entreprise.
• Gain de temps considérable – L’optimisation de tous les processus administratifs permet de travailler plus rapidement, ce qui se traduit à long terme par une augmentation du chiffre d’affaires !

Comment les systèmes ERP peuvent-ils aider les petites entreprises

Une fois mis en place, les logiciels ERP facilitent grandement la vie des petites entreprises, à condition de choisir une solution adaptée. Utiliser Excel comme ERP n’est pas une bonne idée. Avec un vrai ERP, les entreprises se réjouissent de nombreux avantages tangibles tels que :

• Une plus grande agilité commerciale
• Prévention systématique des erreurs
• Augmentation de la croissance et de l’innovation
• Plus jamais de solutions isolées
• La possibilité de travailler partout et tout le temps
• Une planification et un contrôle nettement plus simples de vos propres processus commerciaux
• Progression de la transformation numérique
• Plus de transparence dans les activités quotidiennes
• Réduction des coûts d’inventaire
• Des flux de travail internes plus efficaces
• Gestion des données plus simple
• Échange de données automatisé avec d’autres systèmes (y compris externes)
• Compétitivité
• Analyses et évaluations claires
• Des processus sécurisés qui tiennent compte de la protection des données (RGPD)
• Des employés motivés grâce à des processus fluides

Quels sont les critères de choix d’un système ERP pour PME ?

Les critères qui entrent en ligne de compte pour le choix de l’ERP sont :

Coûts du progiciel de gestion

Il est important d’avoir une offre de prix attractive qui reste dans les limites de votre budget. Les modèles cloud ou SaaS, qui fonctionnent avec une facturation mensuelle plutôt qu’un montant important sur un coup de tête, pourraient être une solution économique.

Ressources

Votre temps est compté. Il est donc important d’opter pour une solution qui peut être mise en œuvre sans trop d’efforts. Les modules et les briques que vous mettez en place doivent avoir le moins d’impact possible sur vos activités quotidiennes.

Expérience utilisateur

Veillez à choisir une solution qui soit conviviale et qui puisse être apprise sans trop d’efforts par des personnes non spécialisées. Les solutions les plus intuitives sont celles que vous utiliserez le plus volontiers.

Fonctionnalités

De nombreuses fonctions dont vous n’utilisez qu’une petite partie ? C’est inutilement complexe ! Optez pour une solution qui comprend les fonctions qui vous intéressent actuellement. Vous craignez d’avoir besoin de fonctionnalités différentes ou plus nombreuses à l’avenir ? Vous n’avez pas besoin de le faire, car vous pouvez étendre vos fonctionnalités.

Évolutions possibles

Les petites entreprises se développent et votre système ERP devrait le faire si nécessaire. Optez donc pour une solution qui évolue facilement, par exemple en ajoutant des applications et des fonctionnalités. Vous serez ainsi à l’abri, même si votre entreprise ne répond plus à la définition de « petite » dans quelques années.

Intégration

Qu’il s’agisse de systèmes existants, de votre architecture logicielle actuelle ou de solutions de partenaires, il est préférable que votre système ERP soit conçu de manière à pouvoir être intégré sans trop d’efforts. L’avantage des solutions ERP établies est qu’elles offrent déjà des interfaces avec les systèmes courants.

La compatibilité avec le logiciel de votre comptable est aussi une donnée importante à prendre en compte.

Protection des données

La protection des données est essentielle pour travailler en toute sécurité. Assurez-vous que la solution qui vous intéresse remplit les conditions requises.

En résumé :

• Le logiciel ERP doit être facile à mettre en œuvre.
• Le logiciel doit être convivial et facile à apprendre, même pour les employés non formés.
• Le logiciel doit être flexible afin de pouvoir s’adapter à l’entreprise et aux processus individuels.
• L’application doit être évolutive afin d’aider la petite entreprise à se développer.
• Les interfaces avec d’autres programmes sont un grand atout lors de la transition d’autres programmes vers le système ERP.

Conclusion

Un système ERP parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise peut contribuer de manière significative à rendre vos opérations plus efficaces et à augmenter votre chiffre d’affaires à long terme.

Cependant, faute d’expérience, de nombreuses petites entreprises ont du mal à choisir un système adapté. Faites-vous conseiller si c’est le cas.

Trop souvent les entreprises doivent faire face à des coûts fixes trop élevés. Elles souscrivent des engagements qui mis bout à bout deviennent lourds à supporter. Voici comment éviter d’avoir trop de coûts fixes.

Que sont les charges fixes et variables

Une entreprise est exposée à deux types de charge. Les charges fixes sont incompressibles à court terme et même si la production est arrêtée, les coûts sont encore supportés. Les charges variables, elles, dépendent de la production et tombent à zéro quand l’entreprise cesse temporairement son activité.

Que sont les coûts fixes ?

Les coûts fixes sont les coûts que vous payez chaque mois et qui ne changent pas :

• Loyer
• Abonnement au téléphone portable
• Assurances
• Amortissements d’immobilisations
• Remboursement de crédit
• Les frais de personnel (même si en théorie économique ce sont des coûts variables)

Que sont les charges variables ?

Les coûts variables sont :

• Une partie de la consommation d’énergie
• Les frais de transport (taxis, billets d’avion, etc)
• Les sous-traitants
• etc.

Les coûts fixes ont tendance à croître

La part des coûts fixes ne cesse d’augmenter dans presque toutes les entreprises, même dans les entreprises de production classiques, les entreprises artisanales ou les entreprises commerciales. Réduire les coûts devient un défi d’autant plus important.
Les causes de l’augmentation des coûts fixes sont par exemple :

• Toujours plus d’automatisation, plus de machines, moins de personnel de production, moins de coûts variables pour les matériaux ou l’utilisation des marchandises.
• La demande des clients pour plus de diversité. Les entreprises doivent fabriquer des séries plus petites et/ou avoir plus de produits en stock. Cela augmente les coûts de production et de stockage.
• Davantage de tâches administratives, telles qu’un besoin accru de conseil en matière de vente, la nécessité d’une gestion de la qualité, une logistique plus flexible ou des exigences légales en matière de comptabilité et de bilan annuel.
• Enfin, de moins en moins de types de coûts présentent une évolution variable typique. C’est notamment le cas des salaires de production, qui sont aujourd’hui souvent équivalents à des salaires, car vous devez également tenir compte des délais de préavis pour le personnel de production.

Prévenir l’augmentation des coûts

Pour éviter une augmentation future des coûts fixes, il est important de bien évaluer les achats. Tout nouvel achat implique des coûts fixes : Outre les éventuels paiements échelonnés en cas de financement, il y a d’autres coûts liés à l’amortissement, aux intérêts, à l’entretien, à l’énergie, etc. Il convient donc de vérifier si l’achat générera suffisamment de bénéfices pour couvrir les coûts fixes qu’il engendre. Une alternative moins coûteuse à l’achat d’une machine serait de la louer.

Diminuer les coûts fixes

Commencez par une vue d’ensemble. Inscrivez tous les frais fixes que vous payez chaque mois. Cette étape peut vous sembler triviale, mais la plupart des entreprises (surtout les petites) ne parviennent pas à déterminer combien ils paient de loyer. Nous ne sommes pas conscients de nombreux coûts au premier abord, car ils ne s’accumulent qu’au fur et à mesure.

Déterminer les coûts à réduire

Les types de coûts fixes qui ont le plus d’impact, c’est-à-dire qui représentent la plus grande partie des coûts fixes totaux, doivent être abordés en premier. S’il n’est pas possible de les réduire, on passe aux types de coûts fixes qui représentent une part moins importante. Bien que les « petites bêtes » fassent aussi des dégâts, l’effet de la réduction des coûts est tout simplement plus visible pour les catégories de coûts fixes qui représentent une part importante. Il est également recommandé de ne s’attaquer qu’à deux ou trois catégories de coûts fixes à la fois, en tenant compte des chances de succès. Les coûts et les bénéfices doivent être proportionnels.

D’autres méthodes pour identifier les économies potentielles sont par exemple l’analyse des coûts à vide, qui consiste à rechercher les capacités inutilisées et à essayer de mieux les utiliser ou de les éliminer, ou l’analyse ABC, qui consiste à identifier les produits et services qui génèrent le plus de revenus afin de se concentrer sur ceux-ci.

Réduisez le coût des abonnements

Les abonnements sont un dangereux piège financier. Une fois que vous avez souscrit un abonnement, il est souvent difficile de le résilier. Cette mauvaise gestion des utilisateurs repose sur une stratégie simple. Dans de tels cas, nous abandonnons assez rapidement et reportons le processus.

Le loyer de vos bureaux ou locaux

Demandez-vous si la taille de vos locaux est adaptée à vos besoins. Avez-vous vraiment besoin de toutes les pièces ? Par exemple, avec le télétravail, vous pourriez partager un bureau avec une autre entreprise.

N’embauchez pas trop tôt

Si le volume de commandes augmente, il est logique d’embaucher du personnel. Cette décision doit toutefois être mûrement réfléchie, car un employé entraîne des coûts fixes, étant donné qu’on ne peut souvent le licencier qu’en respectant les délais de préavis.

En outre, le coût d’un salarié ne se limite pas au salaire brut à payer. Les coûts incluent les charges sociales légales et conventionnelles, la formation et la mise à disposition de l’infrastructure nécessaire (par exemple, informatique, bureau). En outre, les salariés ont droit à des congés payés et peuvent être absents.

Si la charge de travail augmente, il est conseillé de vérifier, avant d’engager un collaborateur, si des tâches peuvent être externalisées.

Un travailleur régulier ne devrait donc être engagé que s’il est prévisible que le volume de travail croissant sera permanent. Cela signifie qu’il restera élevé pendant plus d’un an ou un an et demi. Cela peut être le cas si l’on acquiert plusieurs nouveaux clients avec lesquels des contrats de longue durée sont conclus.

Contrôle permanent des coûts

Pour identifier les futures économies potentielles sur les coûts fixes, il est indispensable de connaître précisément ses dépenses d’exploitation et de les garder à l’esprit. Les petits entrepreneurs, les artisans ou les professions libérales qui s’occupent eux-mêmes de leur comptabilité peuvent obtenir une certaine transparence en utilisant un logiciel de comptabilité de caisse. Tous les paiements entrants et sortants sont enregistrés et analysés au jour le jour.