Comment réduire les coûts fixes dans les entreprises

Trop souvent les entreprises doivent faire face à des coûts fixes trop élevés. Elles souscrivent des engagements qui mis bout à bout deviennent lourds à supporter. Voici comment éviter d’avoir trop de coûts fixes.

Que sont les charges fixes et variables

Une entreprise est exposée à deux types de charge. Les charges fixes sont incompressibles à court terme et même si la production est arrêtée, les coûts sont encore supportés. Les charges variables, elles, dépendent de la production et tombent à zéro quand l’entreprise cesse temporairement son activité.

Que sont les coûts fixes ?

Les coûts fixes sont les coûts que vous payez chaque mois et qui ne changent pas :

• Loyer
• Abonnement au téléphone portable
• Assurances
• Amortissements d’immobilisations
• Remboursement de crédit
• Les frais de personnel (même si en théorie économique ce sont des coûts variables)

Que sont les charges variables ?

Les coûts variables sont :

• Une partie de la consommation d’énergie
• Les frais de transport (taxis, billets d’avion, etc)
• Les sous-traitants
• etc.

Les coûts fixes ont tendance à croître

La part des coûts fixes ne cesse d’augmenter dans presque toutes les entreprises, même dans les entreprises de production classiques, les entreprises artisanales ou les entreprises commerciales. Réduire les coûts devient un défi d’autant plus important.
Les causes de l’augmentation des coûts fixes sont par exemple :

• Toujours plus d’automatisation, plus de machines, moins de personnel de production, moins de coûts variables pour les matériaux ou l’utilisation des marchandises.
• La demande des clients pour plus de diversité. Les entreprises doivent fabriquer des séries plus petites et/ou avoir plus de produits en stock. Cela augmente les coûts de production et de stockage.
• Davantage de tâches administratives, telles qu’un besoin accru de conseil en matière de vente, la nécessité d’une gestion de la qualité, une logistique plus flexible ou des exigences légales en matière de comptabilité et de bilan annuel.
• Enfin, de moins en moins de types de coûts présentent une évolution variable typique. C’est notamment le cas des salaires de production, qui sont aujourd’hui souvent équivalents à des salaires, car vous devez également tenir compte des délais de préavis pour le personnel de production.

Prévenir l’augmentation des coûts

Pour éviter une augmentation future des coûts fixes, il est important de bien évaluer les achats. Tout nouvel achat implique des coûts fixes : Outre les éventuels paiements échelonnés en cas de financement, il y a d’autres coûts liés à l’amortissement, aux intérêts, à l’entretien, à l’énergie, etc. Il convient donc de vérifier si l’achat générera suffisamment de bénéfices pour couvrir les coûts fixes qu’il engendre. Une alternative moins coûteuse à l’achat d’une machine serait de la louer.

Diminuer les coûts fixes

Commencez par une vue d’ensemble. Inscrivez tous les frais fixes que vous payez chaque mois. Cette étape peut vous sembler triviale, mais la plupart des entreprises (surtout les petites) ne parviennent pas à déterminer combien ils paient de loyer. Nous ne sommes pas conscients de nombreux coûts au premier abord, car ils ne s’accumulent qu’au fur et à mesure.

Déterminer les coûts à réduire

Les types de coûts fixes qui ont le plus d’impact, c’est-à-dire qui représentent la plus grande partie des coûts fixes totaux, doivent être abordés en premier. S’il n’est pas possible de les réduire, on passe aux types de coûts fixes qui représentent une part moins importante. Bien que les « petites bêtes » fassent aussi des dégâts, l’effet de la réduction des coûts est tout simplement plus visible pour les catégories de coûts fixes qui représentent une part importante. Il est également recommandé de ne s’attaquer qu’à deux ou trois catégories de coûts fixes à la fois, en tenant compte des chances de succès. Les coûts et les bénéfices doivent être proportionnels.

D’autres méthodes pour identifier les économies potentielles sont par exemple l’analyse des coûts à vide, qui consiste à rechercher les capacités inutilisées et à essayer de mieux les utiliser ou de les éliminer, ou l’analyse ABC, qui consiste à identifier les produits et services qui génèrent le plus de revenus afin de se concentrer sur ceux-ci.

Réduisez le coût des abonnements

Les abonnements sont un dangereux piège financier. Une fois que vous avez souscrit un abonnement, il est souvent difficile de le résilier. Cette mauvaise gestion des utilisateurs repose sur une stratégie simple. Dans de tels cas, nous abandonnons assez rapidement et reportons le processus.

Le loyer de vos bureaux ou locaux

Demandez-vous si la taille de vos locaux est adaptée à vos besoins. Avez-vous vraiment besoin de toutes les pièces ? Par exemple, avec le télétravail, vous pourriez partager un bureau avec une autre entreprise.

N’embauchez pas trop tôt

Si le volume de commandes augmente, il est logique d’embaucher du personnel. Cette décision doit toutefois être mûrement réfléchie, car un employé entraîne des coûts fixes, étant donné qu’on ne peut souvent le licencier qu’en respectant les délais de préavis.

En outre, le coût d’un salarié ne se limite pas au salaire brut à payer. Les coûts incluent les charges sociales légales et conventionnelles, la formation et la mise à disposition de l’infrastructure nécessaire (par exemple, informatique, bureau). En outre, les salariés ont droit à des congés payés et peuvent être absents.

Si la charge de travail augmente, il est conseillé de vérifier, avant d’engager un collaborateur, si des tâches peuvent être externalisées.

Un travailleur régulier ne devrait donc être engagé que s’il est prévisible que le volume de travail croissant sera permanent. Cela signifie qu’il restera élevé pendant plus d’un an ou un an et demi. Cela peut être le cas si l’on acquiert plusieurs nouveaux clients avec lesquels des contrats de longue durée sont conclus.

Contrôle permanent des coûts

Pour identifier les futures économies potentielles sur les coûts fixes, il est indispensable de connaître précisément ses dépenses d’exploitation et de les garder à l’esprit. Les petits entrepreneurs, les artisans ou les professions libérales qui s’occupent eux-mêmes de leur comptabilité peuvent obtenir une certaine transparence en utilisant un logiciel de comptabilité de caisse. Tous les paiements entrants et sortants sont enregistrés et analysés au jour le jour.