Combien de temps faut-il garder ses documents comptables ?

D’après le CGI (Code Général des Impots), toutes les entreprises Françaises ont l’obligation de garder leurs documents fiscaux mais également comptables, commerciaux et sociaux plusieurs années après leur émission.
Suivant les pièces, la durée pendant laquelle les entreprises devront être conservées varie.

Ainsi, les documents comptables devront être conservés pendant 10 ans, les documents fiscaux seront quand à eux gardés pendant 6 ans.
Les documents sociaux devront être gardés de 3 à 5 ans alors que les documents commerciaux et civils doivent être conservés entre 2 et 10 ans.

Combien de temps garder les documents comptables

Pour des documents tels que le livre journal ainsi que le grand livre, la date à partir de laquelle les 10 années de conservation commence est la date à laquelle le livre est clôturé.
Pour les autres documents comptables comme par exemple le bilan ou le compte de résultats, c’est la date de clôture de l’exercice qui va servir de date de départ.

Combien de temps garder les documents fiscaux ?

Concernant les documents fiscaux, l’intégralité des documents liés aux charges sociales, mais de manière plus générale ayant attrait aux salaires de manière directe ou indirecte, doivent être conservés pendant 3 années.

Les bulletins de paie seront quand à eux conservés pendant 5 ans tout comme les documents liés à l’inspection du travail ainsi que les contrats de travail.

Seuls les accidents de travail devront être conservés pendant 10 ans, il faut donc être particulièrement attentifs sur ce point.

Combien de temps garder les documents commerciaux ?

Si les polices d’assurance ne doivent être gardées que 2 années, d’autres documents commerciaux comme les contrats électroniques dont la valeur dépasse les 120 € doivent quand à eux être conservés pendant 10 ans.
Mieux vaut donc bien s’assurer du temps que vous devrez conserver chaque élément.

Que risque-t-on si l’on ne conserve pas assez longtemps un document ?

Si l’article 1734 du Code général des impôts indique qu’une « amende de 5000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits », dans la pratique, ce n’est pas toujours le cas.

Si vous n’avez pas conservé les documents à des fins de fraude fiscale, les peines encourues sont bien supérieures et vous risquez jusqu’à 5 ans de prison ainsi que 37500 euros d’amende.

Il est donc indispensable de bien conserver ses documents, et dans le cas où vous avez un doute sur la durée, de les conserver au minimum 10 ans, ainsi vous serez certain de ne pas être en infraction.